PRIVACYBELEID

1. Inleiding

SaemenWerken en SaemenWerken Collectief zijn handelsnamen van Bolwijk B.V.

Dit Privacybeleid is van toepassing op Bolwijk B.V., Industrieweg Oost 13a, 6662 NE Elst, hierna aangeduid met Bolwijk.

Bolwijk vindt het beschermen van persoonsgegevens van groot belang. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend conform dit Privacybeleid. Jouw persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Bolwijk handelt zowel in de rol van ‘verantwoordelijke’ van persoonsgegevens als in de rol van ‘verwerker’. De verantwoordelijke van de persoonsgegevens bepaalt het doel en de wijze waarop de gegevens worden verzameld, en de verwerker handelt naar de instructies van de verantwoordelijke.

Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen, zoals een telefoonnummer, e-mail- of huisadres. We zijn transparant over de gegevens die we verzamelen, hoe deze worden gebruikt en met welk doel.

2. Waarom verzamelen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen opgeslagen als voor de verwerking van jouw persoonsgegevens een rechtmatige grondslag bestaat. Bolwijk verzamelt, verwerkt en beheert persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

In het kader van een sollicitatie: de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant voor een functie binnen Bolwijk.

In het kader van een arbeidsovereenkomst: het inregelen en beheren van personeels- en salarisadministratie, pensioen, mobiliteit, verzuim en facilitaire zaken.

In het kader van persoonlijke ontwikkeling: training, opleiding, beoordeling en loopbaanbegeleiding.

In het kader van contact met relaties: het inzichtelijk maken en onderhouden van contact met (potentiële) zakelijke relaties.

In het kader van overeenkomsten met opdrachtgevers: de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en beëindiging van overeenkomsten met opdrachtgevers voor de inzet van medewerkers en zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Bolwijk.

In het kader van overeenkomsten met leveranciers/zakelijke partners: de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en beëindiging van overeenkomsten. Bijvoorbeeld ten behoeve van samenwerking of de terbeschikkingstelling van externe kandidaten (zelfstandigen of medewerkers in loondienst) aan Bolwijk of via Bolwijk aan haar opdrachtgevers.

In het kader van communicatie: het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken en uitwisselen van informatie over en ten behoeve van de dienstverlening en overige activiteiten van Bolwijk.

In het kader van de beveiliging van Bolwijk: het registreren van aanwezige personen (medewerkers in loondienst, zelfstandigen, medewerkers van leveranciers en bezoekers).

In het kader van de uitvoering van werkzaamheden bij opdrachtgevers verwerkt Bolwijk ook persoonsgegevens in de rol van ‘verwerker’: in dat geval verwerkt Bolwijk de persoonsgegevens conform de door opdrachtgever omschreven doeleinden.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Bolwijk verzamelt, verwerkt en beheert persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers en ex-medewerkers, zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Bolwijk en (potentiële) zakenrelaties. Zakelijke relaties zijn onder andere: opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers die voor of namens Bolwijk diensten verlenen of opdrachten uitvoeren (verwerkers) en overheidsinstanties. Welke gegevens we van jou verzamelen hangt af van jouw relatie met Bolwijk dan wel van welke dienstverlening binnen Bolwijk jij gebruikmaakt.

(Afgewezen) sollicitanten

Naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres
Curriculum vitae (cv)
Uitslag (online) assessment
Referenties en getuigschriften

Medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen/medewerkers in loondienst ingezet via Bolwijk

Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
Curriculum vitae (cv), waaronder ook pasfoto’s
Uitslag (online) assessment
Referenties en getuigschriften
Gegevens die noodzakelijk zijn voor personeels-, salaris- en verzuimadministratie
Gegevens ten aanzien van mobiliteit (leaseauto of alternatief vervoer)
Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen of stages
Gegevens met betrekking tot functioneren medewerker
Gegevens over de functie dan wel de beëindiging daarvan
Andere gegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de genoemde doelen of wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijk voorschrift

 (Potentiële) zakelijke relaties

Bedrijfsnaam en adres
Naam, e-mailadres en/of telefoonnummer van de contactpersoon
Functietitel

4. Met wie delen we jouw persoonsgegevens?

In een aantal gevallen verstrekt Bolwijk (indien nodig) jouw persoonsgegevens aan zakelijke relaties. Wij delen jouw persoonsgegevens alleen aan deze derden conform de aan jou vermelde doeleinden. Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met de overheid, wetshandhavingsinstanties en/of toezichthouders indien de wet dit vereist.

5. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Wij behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Bolwijk beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. Bolwijk maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Jouw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving.

6. Hoe lang houden we jouw persoonsgegevens bij?

De bewaartermijnen die we hanteren voor jouw gegevens hangen af van jouw relatie met Bolwijk.

(Afgewezen) sollicitanten

Maximaal 4 weken na afwijzing sollicitatie (zonder toestemming).
Maximaal 1 jaar na afwijzing sollicitatie (met toestemming).

Huidige medewerkers, ex-medewerkers en zelfstandigen (ingezet via Bolwijk)

Hoofdregel: het personeelsdossier inclusief sollicitatiedossier maximaal 2 jaar na einde van dienstverband.
Uitzondering 1: loonbelastingverklaringen, kopie identificatiebewijs van medewerkers en kopie identificatiebewijs ingeleend personeel met tewerkstellingsvergunning worden maximaal 5 jaar bewaard.
Uitzondering 2: alle documenten die van belang zijn om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht worden maximaal 7 jaar bewaard.

(Potentiële) zakelijke relaties

De persoonsgegevens verwerkt voor relatiedoeleinden zullen worden bewaard zolang de relatie duurt en/of de wet dit vereist.
De persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van werkzaamheden (projecten en/of beheer) bij opdrachtgevers zullen worden bewaard conform de afspraken met de opdrachtgever.

7. Welke rechten heb jij met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Ingeval van vragen over welke gegevens over jou en met welk doel deze gegevens worden verzameld, is Bolwijk altijd bereid jou daarover informatie te verstrekken. Je hebt het recht om inzage van en rectificatie of verwijdering van de gegevens of beperking van de betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Daarnaast heb je het recht om jouw verleende toestemming in te trekken. Indien je één van voorgaande verzoeken hebt, kun je deze schriftelijk indienen bij privacyofficer@bolwijk.nl. Tot slot heb je het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder.

8. Gebruiken wij cookies?

Bolwijk gebruikt geen cookies op haar website.

9. Wijziging van dit Privacybeleid

Bolwijk behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacybeleid. Wij raden je aan dit Privacybeleid geregeld te raadplegen, zodat je altijd van de actuele inhoud van het Privacybeleid op de hoogte bent.

10. Privacy Officer

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Bolwijk, dan kun je per e-mail contact opnemen met onze Privacy Officer via privacyofficer@bolwijk.nl.